GDPR kräver att vi talar om för våra medlemmar att vi samlar in uppgifter, vilka uppgifter vi samlar in och varför vi gör det.

Scoutnet

Scoutnet är Scouternas gemensamma medlemsregister och där samlar vi följande information om varje medlem:

• Namn*
• Personnummer*
• Adress*
• Telefonnummer* (minst ett telefonnummer till föräldrar för omyndig scout, och frivilligt till scout)
• e-postadress* (minst en e-postadress till föräldrar för omyndig scout, och frivilligt till scout)
• Avdelning
• Patrull
• Startdatum i kåren
• Medlemsavgift
• Ev om förälder har roll i kåren*
• Ev om syskon är medlemmar i kåren*
• Genomförda utbildningar (aktuellt framförallt för ledare)
• Roll i kåren (aktuellt endast för ledare)
• Eventuella utmärkelser

* Dessa uppgifter samlar vi även in för barn i anmälningsregistret (kölistan) som är en del av Scoutnet. Informationen om syskon och föräldrar är för att erbjuda syskonförtur och kunna prioritera barn vars föräldrar har en roll i kåren.

Syftet med uppgiftsinsamlingen i Scoutnet är att veta vilka våra medlemmar är, för att kunna nå ut med information till dem, för närvaroregistrering, för att se avdelnings- och patrulltillhörighet, och för fakturering.

Vi skriver aldrig in hälsouppgifter om en medlem i Scoutnet.

Ledare och styrelse kan ta ut rapporter på våra medlemmar från registret. Inga personer utanför HSS har tillgång till matrikeln, och den finns inte att ladda ned från hemsidan. Alla medlemsuppgifter som ska sparas läggs in i Scoutnet och all e-postkorrespondens raderas efteråt.

Relevanta uppgifter i listan ovan delas med kommunen i vår närvarorapportering, i syfte att få bidrag till vår verksamhet.

När en medlem avslutar sitt medlemskap försvinner alla uppgifter om medlemmen från HSS:s vy i Scoutnet. Medlemsuppgifterna finns dock kvar i Scoutnet, men så länge personen inte har något aktivt medlemskap, är det endast ett fåtal anställda på Scouternas kansli som kan komma åt uppgifterna. I och med medlemskapet är man försäkrad via Scouternas gruppförsäkring och försäkringsbolaget kräver att uppgifterna sparas i upp till tio år, vilket är den tidsbegränsning som man kan kräva ersättning för ett försäkringsärende.

Insamling av uppgifter i samband med hajker och läger

Anmälning till hajker sker via mejl eller webbformulär. Namn på scout och telefonnummer till föräldrar under hajken samlas då in av ledarna.

I samband med hajker och läger samlar vi även in information som gäller:

• speciella faktorer kring mat som är relevanta för ledarna att känna till
• hälsouppgifter
• övrig information som är adekvat för planering och genomförande av hajken eller lägret

Syftet med denna insamling är till exempel kännedom om allergier inför planering, inhandling och tillagning av mat, medicinering som ledare behöver veta för att se till att barnet får sin ordinerade dos, och speciella rädslor, diagnoser eller förhållanden som är viktigt att ledarna känner till för att kunna stödja barnet på ett bra sätt osv.

All information och korrespondens som samlats in inför hajker och läger förvaras på ett ansvarsfullt sätt under pågående aktivitet. Det är bara ledarna på den berörda avdelningen som har tillgång till uppgifterna. Syftet är att ledarna till exempel snabbt ska kunna kolla eventuella allergier, eller komma i kontakt med föräldrar. Direkt efter hajken eller lägret raderas (kastas) den informationen.

Övrigt

På HSS webbplats använder vi cookies för att analysera besökarnas beteende.

Läs mer om vår fotopolicy.

Läs mer om GDPR inom scouterna på scoutservice.se.