(Gå igenom)

Kölistan administreras av en person, i det följande kallad köansvarig.

Nya barn till kölistan: 
1.Föräldrar skickar förfrågan om medlemskap till adressen ny@hss-scout.org. Från denna adress vidarebefordras brevet automatiskt till köansvariga. 

2.Om all nödvändig information finns med (barnets namn, födelsedag, adress, telefon och mejl-adress) registreras barnet på kölistan. Det är ytterst viktigt att mejl-adressen registreras, annars är det mycket svårt att kalla barnen när det blir dags att kalla nya miniorer. Telefonkontakt med 15 familjer samtidigt fungerar inte. 

3.En vänlig bekräftelse skickas till föräldrarna, t.ex. med texten ?Tack för anmälan. Vi hör av oss när det blir dags för ditt barn att börja i HSS?. Oftast finns det tillägsfrågor som man måste svara på, vanligast är när barnen börjar (vid 8 års ålder) samt kötiden. 

Att fylla på avdelningarna: 
1.Det är viktigt att ha regelbunden kontakt med ledarna på framförallt minior- och junior¬avdel¬ningarna så vi kan fylla på med nya barn när det blir plats. För att fylla på lediga ströplatser kontaktas familjerna i turordning efter ködatum. När ett barn erbjuds plats görs lämpligen en notering med datum på kölistan. Information om nya barn skickas direkt till ansvariga för medlemsregistret, register@hss-scout.org. 

2.Den störste händelsen på kölistan är varje sommar när nya miniorer ska kallas. Det brukar bli ca 15 nya barn. Det framgår av medlemslistan hur många nya miniorer som ska kallas. 

3.I juni månad skickar köansvariga en kallelse till det antal barn som det finns plats med. I kallelsen ska informeras om mötestidpunkt (måndagar 18:30-20:00) samt när terminen börjar (veckan efter skolstart). Det ska framgå av kallelsen att vi vill ha svar (positivt eller negativt) innan ett visst datum, t.ex. 15 juli. 

4.Beroende på antalet negativa svar enligt 3. tar köansvariga kontakt med ytterligare barn som ska kallas så minioravdelningen blir full. Målet är ca 28 barn, jämt fördelat mellan 8- och 9-åringar. 
5. Ibland måste principen om kötid frångås för att upprätthålla en jämn könsfördelning. 

Att administrera listan 
1.Listan administreras på ett EXCEL-ark. Köansvariga måste ha lämpliga kunskaper i enklare funktioner i EXCEL, framförallt sortering. 

2.Endast e

n version av listan ska finnas ? annars är risken överhängande att det blir fel. 

3.Listan ska alltid lagras på en plats som bestäms av HSS styrelse. För tillfället är det på platsen hss.arkiv på GMAIL. Lösenord och instruktion levereras separat. En backup-kopia kan finnas på köansvarigas hårddisk. 

4.När ett nytt barn har registrerats görs lämpligen en sortering på födelsedatum. Därefter markeras alla barn födda ett kalenderår och sorteras på ködatum.